Khi TikTok, Instagram và Facebook trở thành những kênh quan trọng cho việc tiếp thị thương hiệu, sáng tạo nội dung và tiếp thị liên kết (affiliate), ngày càng có nhiều nhà vận hành cần quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội cùng lúc. Khi số lượng tài khoản tăng lên, số lượng điện thoại đám mây cũng tăng theo. Nếu không có các quy tắc phân loại rõ ràng, tên thiết bị tương tự nhau, ánh xạ tài khoản-thiết bị không rõ ràng và các thiết bị từ các dự án khác nhau bị trộn lẫn có thể khiến việc quản lý hàng ngày trở nên khó khăn hơn.

DuoPlus Cloud Phone cung cấp các tính năng đặt tên thiết bị, nhóm và thẻ tùy chỉnh để giúp người dùng tổ chức tài nguyên thiết bị và tìm kiếm thiết bị hiệu quả hơn thông qua các bộ lọc danh sách và nhóm thường dùng.

Các điểm chính cần lưu ý

• Tên điện thoại đám mây, thẻ và nhóm giúp phân biệt các thiết bị liên kết với các tài khoản mạng xã hội khác nhau.
• Các thao tác nhóm hàng loạt, tìm kiếm theo tên và bộ lọc thẻ giúp quản lý và tìm thấy các điện thoại đám mây mục tiêu.
• Các nhóm quản lý nhiều nền tảng, thị trường hoặc khách hàng có thể sắp xếp điện thoại đám mây theo quy trình làm việc của họ.
• Các quy tắc đặt tên và phân loại nhất quán, cùng với việc cập nhật thông tin thiết bị thường xuyên, giúp duy trì việc quản lý thiết bị có trật tự theo thời gian.

1. Tại sao cần tổ chức điện thoại đám mây khi quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội?

Khi quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội, các tài khoản thường được phân bổ trên các điện thoại đám mây khác nhau và có thể liên quan đến các nền tảng, thị trường, dòng sản phẩm hoặc dự án khách hàng khác nhau. Khi số lượng thiết bị tăng lên, tên mặc định hoặc các con số đơn giản sẽ gây khó khăn trong việc xác định nhanh tài khoản và mục đích của từng thiết bị.

Nếu không có quy tắc đặt tên và phân loại nhất quán, người vận hành có thể phải kiểm tra từng thiết bị một và xác minh chi tiết nhiều lần. Điều này gây tốn thời gian và tăng nguy cơ sai sót. Trong các quy trình làm việc liên quan đến nhiều nền tảng, thị trường hoặc khách hàng, chỉ riêng tên nền tảng có thể không đủ để tổ chức thiết bị hiệu quả.

Một cách tiếp cận tốt hơn là đặt tên thiết bị theo các tiêu chí kinh doanh rõ ràng và sử dụng các nhóm cũng như thẻ để phân biệt nền tảng, thị trường hoặc dự án. Điều này giúp giảm thời gian tìm kiếm và giữ cho việc quản lý thiết bị luôn ngăn nắp.

2. Cách tạo các mã định danh thiết bị rõ ràng cho các tài khoản mạng xã hội khác nhau

Cách thiết lập tên điện thoại đám mây dễ nhận diện

Tên điện thoại đám mây chủ yếu được sử dụng để xác định thiết bị nhanh chóng, không phải để lưu trữ mọi chi tiết về tài khoản. Hãy sử dụng định dạng đặt tên nhất quán để mọi thiết bị đều tuân theo cùng một quy tắc.

Ba nguyên tắc có thể giúp ích:

Ngắn gọn: Giữ lại những thông tin nhận dạng quan trọng nhất và tránh những cái tên quá dài.

Nhất quán: Sử dụng cùng một thứ tự trường và các từ viết tắt trong toàn bộ nhóm.

Có khả năng mở rộng: Đảm bảo định dạng vẫn có thể sử dụng được khi số lượng tài khoản hoặc thị trường tăng lên. DuoPlus cho phép người dùng tùy chỉnh và chỉnh sửa tên điện thoại đám mây. Bạn có thể đặt tên khi khởi tạo proxy cho điện thoại đám mây. Nếu bạn không đặt tên trong quá trình khởi tạo proxy hoặc cần thay đổi sau đó, hãy làm theo các bước sau: ① Đối với một thiết bị riêng lẻ, hãy tìm nó trong danh sách điện thoại đám mây và nhấp vào biểu tượng bên phải tên của nó.

② Chỉnh sửa tên trong trường văn bản, sau đó nhấp vào dấu kiểm màu xanh bên phải để lưu.

Tên thiết bị là một nhãn quản lý nội bộ. Việc đổi tên điện thoại đám mây không làm thay đổi tên của tài khoản mạng xã hội đã đăng nhập trên thiết bị đó, và nó không thay thế cho việc kiểm tra tài khoản nào thực sự đang đăng nhập.

Cách sử dụng thẻ tùy chỉnh để gắn nhãn nền tảng, thị trường hoặc chức năng kinh doanh

Tên hữu ích để xác định thiết bị nhanh chóng, trong khi thẻ tùy chỉnh cung cấp thêm các chi tiết phân loại.

DuoPlus hỗ trợ tạo thẻ điện thoại đám mây tùy chỉnh và gán chúng cho các thiết bị liên quan để phân biệt mục đích hoặc trạng thái. Bạn có thể thiết kế các thẻ dựa trên nhu cầu của nhóm thay vì đưa mọi chi tiết vào tên thiết bị.

① Quyết định tên thẻ mà nhóm của bạn cần.

② Mở quản lý thẻ trong bảng điều khiển DuoPlus và tạo các thẻ tùy chỉnh bắt buộc. Bạn có thể tùy chỉnh tên thẻ và màu sắc để phân biệt các mục đích khác nhau.

③ Trong bảng điều khiển, cuộn ngang để tìm cột Thẻ (Tags) của điện thoại đám mây, sau đó gán các thẻ liên quan cho từng thiết bị. Một điện thoại đám mây có thể có nhiều thẻ. Chọn những thẻ bạn cần và nhấp vào Lưu.

Cách tạo nhóm điện thoại đám mây xoay quanh quy trình quản lý tài khoản của bạn

DuoPlus cũng hỗ trợ các nhóm điện thoại đám mây. Bạn có thể tạo các nhóm dựa trên nền tảng, dự án, thị trường hoặc quy trình làm việc của nhóm. Một điện thoại đám mây có thể thuộc về nhiều nhóm.

Mở khu vực quản lý nhóm điện thoại đám mây trong DuoPlus và nhấp vào Tạo nhóm. Nhập tên nhóm. Bạn cũng có thể nhập một số để thiết kế thứ tự của nhóm; số lớn hơn sẽ xuất hiện cao hơn trong danh sách. Sắp xếp các nhóm dựa trên mức độ thường xuyên bạn sử dụng để các danh mục thường dùng dễ tìm hơn.

Cách thêm hàng loạt điện thoại đám mây vào đúng nhóm

Khi bạn có nhiều thiết bị, việc gán nhóm từng cái một sẽ tạo ra công việc lặp đi lặp lại. DuoPlus hỗ trợ các thao tác nhóm hàng loạt, cho phép bạn thêm nhiều thiết bị vào một nhóm hoặc chuyển chúng sang nhóm khác cùng một lúc.

① Chọn các điện thoại đám mây bạn muốn tổ chức, nhấp vào menu ba chấm (...), sau đó chọn Thêm vào nhóm (Add to Group) hoặc Chuyển vào nhóm (Move to Group).

② Chọn một nhóm điện thoại đám mây đã có, hoặc tạo một nhóm mới.

③ Các điện thoại đám mây đã chọn sẽ xuất hiện dưới nhóm liên quan. Để xóa thiết bị khỏi một nhóm, hãy chọn các thiết bị đó, nhấp vào (...) và chọn Xóa khỏi nhóm hiện tại (Remove from Current Group).

Thêm vào nhóm và Chuyển vào nhóm là khác nhau. Thêm vào nhóm sẽ bổ sung thêm một liên kết nhóm khác trong khi vẫn giữ lại các phân loại hiện có. Chuyển vào nhóm sẽ thay đổi phân công nhóm của thiết bị.

3. Cách tìm các điện thoại đám mây bạn cần nhanh chóng hơn

Sau khi các thiết bị của bạn đã được phân loại, hãy thiết lập một cách nhất quán để tìm chúng. DuoPlus cung cấp các tính năng quản lý liên quan đến tên thiết bị, thẻ và nhóm.

Trong thực tế, hãy thu hẹp tìm kiếm theo nhóm trước, sau đó sử dụng thẻ và tên thiết bị để xác nhận điện thoại đám mây mục tiêu. Nếu bạn cần thu hẹp kết quả hơn nữa, hãy sử dụng các bộ lọc danh sách.

3.1 Tìm thiết bị theo tên

Nếu bạn biết tên hoặc số của thiết bị, hãy sử dụng nó để xác định thiết bị. Giữ quy ước đặt tên nhất quán với trình theo dõi công việc của nhóm bạn. Ví dụ: ghi lại tên thiết bị, nền tảng mạng xã hội, mục đích tài khoản và người chịu trách nhiệm trong một bảng tính vận hành.

Khi bạn cần kiểm tra một tài khoản, hãy tra cứu tên thiết bị của nó trong trình theo dõi và sau đó định vị thiết bị đó trong danh sách điện thoại đám mây DuoPlus.

Trong bảng điều khiển điện thoại đám mây, hãy tìm hộp tìm kiếm có nhãn "Tìm theo ID, Tên hoặc Ghi chú" và nhập tên thiết bị để tìm điện thoại đám mây tương ứng.

Tên rất trực quan, nhưng chúng sẽ trở nên kém hữu ích nếu các quy tắc đặt tên không nhất quán hoặc mục đích của thiết bị thay đổi mà tên không được cập nhật. Do đó, các tiêu chuẩn đặt tên nên là một phần của việc bảo trì thường xuyên.

3.2 Lọc thiết bị theo thẻ

Khi bạn cần tìm nhiều điện thoại đám mây có một thuộc tính cụ thể, việc lọc theo thẻ sẽ thuận tiện hơn so với việc kiểm tra từng tên thiết bị riêng lẻ. Ví dụ: để tìm tất cả các thiết bị được gắn thẻ "TIKTOK", hãy sử dụng bộ lọc thẻ trong danh sách điện thoại đám mây DuoPlus.

① Mở danh sách điện thoại đám mây, tìm Tất cả các nhóm (All Groups) ở góc trên bên trái và chọn thẻ bạn muốn tìm, chẳng hạn như "TIKTOK".

② Xem xét các kết quả đã lọc và sử dụng tên điện thoại đám mây để xác nhận các thiết bị mục tiêu. Nếu một thiết bị xuất hiện không mong muốn, hãy kiểm tra xem thẻ của nó có được gán chính xác hay không và lọc lại.

③ DuoPlus cũng hỗ trợ chọn "Chưa gắn thẻ" (Untagged) trong bộ lọc thẻ, giúp bạn tìm các điện thoại đám mây chưa được gắn thẻ để bạn có thể gắn nhãn hoặc sắp xếp chúng.

3.3 Đặt các nhóm thường dùng làm mặc định để giảm bớt các tìm kiếm lặp lại

Nếu công việc hàng ngày của bạn xoay quanh một vài nhóm, hãy cân nhắc đặt nhóm được sử dụng thường xuyên nhất làm mặc định.

DuoPlus cho phép bạn sử dụng biểu tượng dấu sao bên cạnh một nhóm để đặt nó làm nhóm mặc định. Nhóm đó sau đó sẽ xuất hiện ở trên cùng và trong thanh bên trái, giúp bạn định vị các bộ sưu tập thiết bị thường dùng nhanh hơn.

Để xóa một nhóm hoặc thay đổi tên của nó, hãy mở danh sách nhóm và chọn hành động quản lý nhóm liên quan.

Dùng thử tính năng nhóm

4. Chiến lược tổ chức điện thoại đám mây cho vận hành mạng xã hội

Không có một phương pháp phân loại duy nhất nào hiệu quả cho mọi nhóm. Khi chọn chiến lược quản lý thiết bị, hãy xem xét cách nhóm của bạn phân công nhiệm vụ, tìm kiếm thiết bị và cách số lượng tài khoản đang tăng trưởng.

Chiến lược 1: Vận hành đa nền tảng — Nhóm theo TikTok, Instagram và Facebook

Phù hợp cho các thương hiệu, nhà sáng tạo và nhóm tiếp thị liên kết hoạt động trên nhiều nền tảng mạng xã hội.

Cấu trúc gợi ý:

• Nhóm: Vận hành TikTok, Vận hành Instagram, Vận hành Facebook.
• Tên: Viết tắt nền tảng + mã thị trường hoặc dự án + số thiết bị.
• Thẻ: Thị trường, mục đích kinh doanh hoặc trạng thái thiết bị. Cách tiếp cận này làm rõ ranh giới nền tảng và hoạt động tốt cho các nhóm phân công nhiệm vụ hàng ngày theo kênh mạng xã hội. Nếu cùng các thiết bị đó cũng cần được tổ chức theo thị trường hoặc khách hàng, đừng chỉ dựa vào các nhóm nền tảng; hãy sử dụng cả tên và thẻ.

Chiến lược 2: Vận hành đa thị trường — Nhóm theo quốc gia, khu vực hoặc dự án thị trường

Phù hợp cho các nhóm thương mại điện tử, thương hiệu và tiếp thị liên kết đang thực hiện các chiến dịch mạng xã hội ở nhiều quốc gia hoặc khu vực.

Cấu trúc gợi ý:

• Nhóm: Thị trường Mỹ, Thị trường Anh, Thị trường Canada.
• Tên: Viết tắt nền tảng + mã thị trường + số thiết bị.
• Thẻ: Nền tảng mạng xã hội, dòng sản phẩm, dự án marketing hoặc trạng thái thiết bị. Cách tiếp cận này hoạt động tốt khi các nhiệm vụ được tổ chức xoay quanh các dự án thị trường. Tuy nhiên, phân loại theo thị trường không thay thế cho việc xác minh tài khoản. Trước khi bắt đầu vận hành, hãy xác nhận tài khoản nào thực sự đã đăng nhập trên điện thoại đám mây và nó thuộc về lĩnh vực kinh doanh nào.

Chiến lược 3: Quản lý nhiều khách hàng — Nhóm thiết bị theo khách hàng hoặc dự án

Phù hợp cho các agency mạng xã hội, nhà cung cấp dịch vụ marketing và các nhóm chịu trách nhiệm cho nhiều thương hiệu.

Cấu trúc gợi ý:

• Nhóm: Khách hàng A, Khách hàng B, Khách hàng C, hoặc các nhóm riêng biệt cho từng dự án khách hàng.
• Tên: Mã khách hàng + viết tắt nền tảng + số thiết bị.
• Thẻ: Thị trường, loại hình kinh doanh, người chịu trách nhiệm hoặc trạng thái vận hành.

DuoPlus cho phép một điện thoại đám mây thuộc về nhiều nhóm, vì vậy bạn có thể tạo các phân loại chồng chéo khi cần thiết. Ví dụ: một thiết bị có thể thuộc về dự án của Khách hàng A và cũng xuất hiện trong nhóm các thiết bị được sử dụng cho TikTok. Điều này cho phép các nhóm tổ chức thiết bị xoay quanh quy trình làm việc của họ mà không cần tạo các thiết bị trùng lặp chỉ để phân loại.

5. Cách duy trì phân loại điện thoại đám mây DuoPlus có trật tự theo thời gian

Phân loại thiết bị không phải là công việc một lần. Khi số lượng tài khoản, thị trường và dự án thay đổi, các quy tắc đặt tên và phân nhóm cũng có thể cần cập nhật. Một quy trình bảo trì đơn giản, bền vững giúp hệ thống phân loại luôn hữu ích.

Tiêu chuẩn hóa quy tắc đặt tên và thẻ

Xác định trước thứ tự các trường trong tên thiết bị, các từ viết tắt nền tảng, mã thị trường và mục đích của thẻ, đồng thời ghi lại các quy tắc này cho nhóm. Sử dụng tên nhất quán cho cùng một khái niệm để các từ viết tắt khác nhau hoặc các thẻ gần nghĩa không gây cản trở việc tìm kiếm và lọc.

Phân loại điện thoại đám mây mới kịp thời

Sau khi tạo điện thoại đám mây và xác nhận mục đích của nó, hãy đặt tên, thêm các thẻ liên quan và gán nó vào nhóm thích hợp. Nếu mục đích của nó chưa rõ ràng, hãy áp dụng nhãn tạm thời theo quy tắc của nhóm và cập nhật phân loại sau khi mục đích được xác nhận.

Kiểm tra các nhóm và thẻ không sử dụng thường xuyên

Sau khi một dự án kết thúc, việc bàn giao khách hàng diễn ra hoặc chiến lược vận hành thay đổi, hãy kiểm tra các nhóm trùng lặp, các thẻ lỗi thời, các thiết bị vẫn chưa được phân loại và các tên không còn phù hợp với mục đích thực tế. Trước khi dọn dẹp, hãy xác nhận cách mỗi thiết bị hiện đang được sử dụng và nó thuộc về cái gì. Nếu cần thiết, hãy phân loại lại các thiết bị trước khi xóa các nhóm hoặc thẻ không còn cần thiết.

Kết luận

Khi quản lý nhiều tài khoản TikTok, Instagram và Facebook, việc tăng số lượng điện thoại đám mây không tự động dẫn đến sự mất trật tự. Vấn đề lớn hơn là liệu các thiết bị có các mã định danh và quy tắc phân loại nhất quán hay không.

Tên, nhóm và thẻ tùy chỉnh của điện thoại đám mây DuoPlus cho phép bạn tổ chức thiết bị theo nền tảng, thị trường, chức năng kinh doanh hoặc khách hàng. Kết hợp với các bộ lọc thẻ, thao tác nhóm hàng loạt và cài đặt nhóm mặc định, các tính năng này có thể giảm thời gian tìm kiếm thiết bị lặp đi lặp lại.

Hãy bắt đầu với các nền tảng hoặc khách hàng bạn sử dụng thường xuyên nhất. Tiêu chuẩn hóa tên thiết bị trước, sau đó tạo các nhóm và thẻ bạn cần. Phân loại các thiết bị mới kịp thời và cập nhật thông tin khi nhu cầu kinh doanh thay đổi. Việc duy trì các quy tắc này giúp giữ cho danh sách điện thoại đám mây luôn rõ ràng và có thể tìm kiếm được khi số lượng tài khoản và dự án tăng lên.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Việc thay đổi tên điện thoại đám mây có làm thay đổi tên tài khoản mạng xã hội không?

Không. Tên điện thoại đám mây được sử dụng để xác định và quản lý thiết bị; nó tách biệt với tên của tài khoản TikTok, Instagram hoặc Facebook đã đăng nhập trên thiết bị đó. Sau khi đổi tên thiết bị, hãy xác minh tài khoản nào thực sự đang đăng nhập.

2. Làm thế nào để nhiều thành viên trong nhóm giữ các quy tắc phân loại nhất quán?

Thiết lập các tiêu chuẩn đặt tên và phân loại dùng chung, bao gồm các từ viết tắt nền tảng, mã thị trường, ý nghĩa của thẻ và mục đích của nhóm. Áp dụng các quy tắc tương tự bất cứ khi nào thiết bị được thêm vào hoặc cập nhật. Nếu các quy tắc thay đổi, hãy cập nhật tài liệu nhóm và kiểm tra xem các thiết bị hiện có có cần điều chỉnh hay không. Điều này giúp ngăn chặn cùng một chức năng kinh doanh bị gắn nhãn với các tên hoặc thẻ khác nhau.

3. Tôi nên làm gì nếu mục đích của một tài khoản mạng xã hội thay đổi?

Đầu tiên, xác minh tài khoản hiện đang đăng nhập trên điện thoại đám mây và mục đích kinh doanh mới của nó. Sau đó, cập nhật tên thiết bị, nhóm và thẻ theo quy tắc phân loại của nhóm.

4. Làm thế nào để biết liệu hệ thống phân loại điện thoại đám mây hiện tại có cần tổ chức lại hay không?

Hãy kiểm tra danh sách thường xuyên để tìm các tên thiết bị trùng lặp hoặc không rõ ràng, các nhóm không còn được sử dụng, các thẻ có ý nghĩa tương tự và các thiết bị có mục đích thực tế không khớp với thông tin phân loại của chúng.

Đề Xuất Đọc